【本まとめ】ロジカルライティングについて。(入門 考える技術・書く技術)

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お世話になっている方に薦めて頂いた本です。

「入門 考える技術・書く技術」

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概要

「分かりやすいビジネス文書」の書き方を学べる本。

結論

分かりやすいビジネス文書を書くためには、
「メッセージを構造化したうえで、文章に落とし込む」ことが大切。

以下、具体的に3つの段階に分けて説明していく。
●主メッセージとなるものを見つける
●考えを組み立て、ピラミッドを作る
●文書で表現する

主メッセージとなるものを見つける

ビジネス文書で伝えるべき考え(主メッセージ)=「読み手の疑問に対する答え」

その答えを出すためには、読み手の疑問が何かを明らかにする必要がある。
そこで必要となるのが、「読み手分析」

※OPQ分析:ビジネスで読み手の疑問を理解・確認するための方法
O:Objective(望ましい状況)
P:Problem(現状とObjectiveとのギャップ)
Q:Question(読み手の疑問)

※OPQ分析のコツ
・すべて読み手の視点で表現(読み手理解)
・比較のレール(トピック)を外さない
・文書の主メッセージはQに直接答える

 

考え(メッセージ)を組み立て、ピラミッドを作る

主メッセージを見つけた後、「それを支える章や段落(下部メッセージ)を構造化」

(a)考えの組み立て方
以下の2つの作業で相互チェックをかけながら考えを組み立てる。
・グループ化し、「要約メッセージ」を探す
・メッセージに従って、グループを作る
※要約メッセージ発見ツール:”So What??”を繰り返す

●日本語で書く際に、気を付けるべき「4つの鉄則」●
・名詞表現、体言止めは使わない
・「あいまいな言葉」は使わない
・メッセージは1文で表現する
・あいまいな接続詞は使わない

(b)いいピラミッドの作り方
ピラミッド:伝えるべきメッセージを、明快かつ説得力のあるように組み立てるための
ツール。

●注意点●
・1つの考えを短く明快にする
・縦(論理の帰結)と横(論理づけ)の「二次元」を意識する

文書で表現する

「ピラミッド型のメッセージ構成を崩さず、構造が見えるように文書で表現すること」

 ●注意点●
(1)メッセージごとの固まりが一目で分かるようにする
(2)各メッセージ文を、原則として固まりの冒頭に配置する
(3)ピラミッドのメッセージをそのまま形にする

※実現するためのコツ
・目次は、ピラミッド構造が目に浮かぶようにする
・段落は「改行+大きめの行間」で目立たせる
・ロジカル接続詞など、極力分かりやすい接続詞を使う
・OPQ分析を利用し、読み手を引きつける導入部を書く
・「結び」で今後のステップを示唆する

ビジネスメールで実践練習

メールではいつもよりさらに「簡潔に分かりやすく」することが大切。

 ※感謝の言葉にPDF:メールの実践的フォーマット
感謝の言葉
P:主メッセージ部分
D:詳細
F:今後のアクション

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