時間を意識するタスク管理:Trelloとtogglの連携方法と、作業効率化に繋がるメリット

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私は普段のタスク管理に、カンバン方式のTrelloを使っています。最近TrelloにタイムトラッキングツールのTogglを連携させたことで、良い感じに時間を意識してタスク管理するようになったので、備忘録としてメモ。

 

  • ひとつのことをやっている途中で、思わず他のことにも手を付けてしまう
  • なかなか目の前のことに集中できない
  • だらだらと長時間作業するのが常習化している

あたりの悩みを持っている方におすすめです。どちらも無料で十分使えるので、Chromeユーザーなら特に入れておいて損はないと思います。

 

 

TrelloとTogglの連携方法

TrelloとTogglを連携させるには、Chromeの拡張機能を使います。

Trello・Togglそれぞれのアカウントは持っている状態で

Chrome拡張機能 “Toggl Button: Productivity & Time Tracker” を追加

1. Toggl Button: Productivity & Time Tracker にアクセスして、[ Chromeに追加 ]をクリック

Toggl chrome

 

2.「Toggl Button: Productivity & Time Tracker」を追加しますか?”というメッセージで、[ 拡張機能を追加 ]を選択

Toggl chrome 2

 

3. URLのパーミッションに関する画面が出て来るので、trello.comを有効にするか、[ Enable all ](全てを有効にする場合)を選択

Toggl setting

 

4. Chromeのアドレスバーの右横に表示されるTogglボタンをクリックする

Toggl button3

 

5. ログイン画面が出たらログインする

Toggl button 2

これで設定完了です。

 

TrelloとTogglを連携するとこんな感じ

TogglボタンがTrello上で見れるかどうか、確認します。

1. Trelloを開く

Trello

 

2. Trelloで作ったタスクの詳細画面を開き、Togglボタンが表示されるかをチェック

Trello 2

 

3. 始めたいタスクで「Start Timer」をクリックすると、タイマーがスタート!

Trello 3

 

4. タイマーを止めると、Toggl上でもタイマーが終了

Toggl

 

5.  (任意)スマートフォンなど他デバイスでも活用可能

 

TrelloにTogglを連携させるメリット

  • 楽ちん。カンバン方式でタスクを管理して、今やっているタスクのスタートボタンを押すだけ
  • ひとつのタスクに集中できる
  • スタートボタンを押した時に、「よーいスタート」と言われている気分になり、集中したくなる
  • ひとつひとつのタスクにどのくらいの時間をかけているかが分かり、工数を読みやすくなる
  • だれてしまっている時にどのくらいの時間を費やしてしまったかが見える

「今ここ!」を意識できるのが大きいです。マルチタスクもシングルタスクの集まり。私の場合、ひとつのことをやりながら他のことが気になってしまうタイプなので、「いやいや、今はこれをやってるんだから」と意識を戻すことが生産性を上げることに繋がっていると思います。

 

Togglのデメリット

  • たまにめんどい
    • 急いでいる時に、スタートボタンを押さずに始める
    • なんとなくシャキっとしていない日にトラックし忘れる
    • 会議が入ったときや飛び込みのタスクが来た時に時間をトラックし忘れる

デメリットとしては、たまに面倒になることくらいだと思います。(私が面倒くさがりだというだけですが)

ただ、Togglを使っている日と、面倒に思って使っていない日とでは、タスクの消費量が違うのがよく分かります。1日のはじまりに5分くらいかけてTrelloで今日のTo Doを整理し、Togglをスタートさせることで「今日はこのタスクが終われば終了!」「今はこのタスクだ!」と意識することができるのが良いです。毎回数秒の手間はかかりますが、その数秒がタスクにかかる時間を、数分から数十分減らしてくれています。

ちなみに時間を測っていない場合や、逆にタイマーを回しっぱなしにしている場合、Togglが「まだ今日は時間を測っていないよ!」「まだタイマーが回しっぱなしだよ!良いの?」といった通知を送ってくれます。

私の場合、時間を意識して集中することが元々の目的で、細かく時間を測って統計を取ることが主目的ではないので、 図り損ねてしまった場合には、あまり気にせず次のタスクから測るようにしています。測り損ねた場合にも後から調整できるので問題はありません。

 

ダラダラ残る意識からシャキッと終わらせる意識に

前回の記事でご紹介しましたが、私が働いているチームでは18時を過ぎるとメンバーの多くが退社し始めます。フレックスタイム制なので、私の場合は朝7時半に仕事を始め、早く上がれそうな時は16時半に退社することを目指しています。

ただ、それは「残業を前提とせず、限られた時間でしっかりパフォーマンスを出す」という話でもあります。(別にある程度残業しても良いけど「残業している=頑張っている」に直結しないし、心配される)入社して以来、私は作業効率化やタスク管理をより強く意識するようになりました。早く帰る日が増えるほど、本を読むようになり、週末も元気に動けるようになり、体調を崩しにくくなってきたように思います。

以上、「TrelloにTogglを組み込んでから作業効率が上がったよ」というお話でした。

 

おまけ:Reference

「タスクの時間を測る」というコツは、このあたりのKindleマンガ・書籍を読んだあたりから実践し始めました。(元々数百円でめちゃめちゃ安いですが、私はどちらもKindle Unlimitedで読んだので無料でした。)

個人的にはこれらで紹介されているTaskChuteより、Trello&Toggl連携の方が合ってるみたいです。

立ち読み感覚で選んだのですが、色々実践しやすいTipsが入っていて分かりやすかったです。本が苦手な人でもスキマ時間で読めるかと。

 

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